Quanto Você Gasta com Transporte Corporativo?

November 26, 2018

No cenário de mercado extremamente competitivo as empresas estão buscando reduzir custos e despesas para melhorar o seu desempenho financeiro. Encontrar depesas que não são essenciais e que podem ser reduzidas é um desafio para o gestor.

 

Porém, você já parou para analisar qual o custo que o transporte tem para a sua empresa?

 

Nas empresas é muito comum o transporte de funcionários através de serviços de táxi, para visitas, reuniões externas ou até mesmo retornar para casa após um dia de trabalho prolongado. O uso exagerado e descontrolado desse serviço, inicialmente, pode não parecer prejudicial, porém ao final de um mês os gastos podem surpreender o gestor. Além disso, a aquisição e manutenção de uma frota própria também resulta em despesas para a empresa com manutenção, impostos, combustível e estacionamento.

 

Nesse post vamos apresentar o impacto que o transporte de colaboradores, por táxi, pode trazer para os resultados da empresa e o que podemos fazer para reduzí-los. No próximo post vamos analisar a estrutura de custos para a manutenção de uma frota própria e que medidas podem ser realizadas para minimizar esses gastos.

1 – DEFINA UM POLÍTICA DE USO DO SERVIÇO

 

O primeiro passo para a redução dos gastos com transporte corporativo é o estabelecimento de uma clara política de uso desse serviço, que deve estar clara e disponível para todos os colaboradores da empresa. Desta forma, é possível reduzir o uso exagerado ou em ocasiões desnecessárias. As principais informações que os colaboradores devem saber são:

 

- Quais colaboradores podem usar o serviço;

 

- Em quais casos deve-se usar o serviço;

 

- Qual a política de reembolso;

 

- Quantas vezes o serviço pode ser utilizado;

 

É importante definir nessa política quem são os responsáveis de cada setor e quais métricas de avaliação de desempenho serão avaliadas, para que assim os times possuam maior responsabilidade.

 

Uma boa prática da política de uso do serviço é o agendamento de uso com antecedência. Evidentemente que, em alguns casos não será possível realizar esse agendamento prévio pois, questões urgentes podem surgir. Essa prática, não pode ser extremamente burocrática e limitante para não afetar a autonomia dos colaboradores, porém deve ser colocada em prática pois, contribui para o controle. Além disso, conforme será comentado adiante, esse agendamento facilita o processo de roteirização e compartilhamento de viagens.

2 – CRIE UMA POLÍTICA DE REEMBOLSO

 

A política de reembolso acompanha a política de uso do serviço. É fundamental que os funcionários saibam qual o procedimento específico e tenham fácil acesso às informações. Nesse ponto  é preciso ser cuidadoso pois, não se deve criar um procedimento extremamente burocrático que prejudique os funcionários porém, não se deve ser muito brando de forma a perder o controle do processo.

 

A política além disso, protege a empresa no caso de um colaborador utilizar o serviço para atividades pessoais e depois solicite reembolso alegando uso para atividades da empresa.

 

3 – ROTEIRIZE AS VIAGENS

 

Roteirizar as viagens para que colaboradores que vão se deslocar para destinos próximos ou que estão na mesma rota é um fator que irá reduzir significaivamente o número de viagens realizadas e o custo por viagem.

 

Em muitos casos, os compromissos dos colaboradores estão localizados em regiões próximas ou eles podem morar próximos uns dos outros. Desta forma, agrupá-los em um único veículo é um elemento fundamental para aumentar a eficiência no uso do serviço e otimizá-lo.

 

Um carro pode levar até 4 passageiros, assim o uso de viagens compartilhadas e roteirizadas pode reduzir em até 4 vezes o número de viagens distintas realizadas reduzindo o custo por pessoa transportada.

4 – CONTROLE OS INDICADORES DE USO E CUSTO

 

Controlar é a palavra-chave para reduzir os gastos com transporte. É fundamental que a organização tenha dados históricos das viagens, quantidade de pessoas que usaram o serviço, custos realizados, entre outros parâmetros, para que possa ser feita uma avaliação objetiva do desempenho com relação ao uso desse serviço por cada setor e colaborador. Esses indicadores serão fundamentais para ajudar a entender possíveis desvios com relação as metas e ajudaram os gestores a definirem um plano de ação para a redução da despesa.

 

 

Após estabelecer métodos para medir os indicadores do serviço é preciso estabelecer metas. De acordo com as condições de operacioanis de cada setor da empresa, restrições orçamentárias e objetivos estratégicos da empresa deve-se estabelecer metas globais para a empresa e metas individuais para cada setor. O setor de vendas, por exemplo, que possui uma série de representantes que realizam visitas constantes a clientes, não pode ter o mesmo orçamento que um setor que trabalha majoritariamente no escritório.

 

O gestor de cada área será o responsável por monitorar os gastos e acompanhar a meta, tomando as ações necessárias para garantir que a meta seja cumprida.

CONCLUSÃO

 

O transporte de colaboradores é uma atividade importante dentro da empresa e representa um gasto que deve ser controlado. Muitas vezes, por não fazer parte da atividade principal da empresa, essa despesa é negligenciada e não é devidamente analisada pelos gestores, porém, boas práticas de uso e controle do serviço por parte dos funcionários associado a uma gestão voltada a metas e objetivos claros possibilita uma redução de custos que irá aumentar a margem de lucro da empresa.

 

No cenário atual em que a competição está mais acirrada e em que é bastante difícil para as empresas reduzirem custos operacionais ou realizarem investimentos, essa pode ser uma boa forma de ajudar a manter as finanças em dia.

Henrique Lima é Cofundador e Diretor Financeiro da Interakt com formação acadêmica na Universidade Federal da Bahia e University of Sheffield e experiência profissional na Bosch.

 

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